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Zoho Sheets : validation des données

jmu
14.10.18 16:44:19 Comment(s)

Zoho Sheets : validation des données


Dans les autres tableurs (MS Excel  Google Sheets pour ne citer que les plus utilisés), il existe une fonction bien pratique lorsqu’il s’agit de proposer un choix de valeurs dans une cellule à l’utilisateur. Cette liste de valeurs permet de limiter les erreurs de saisie et de contrôler la pertinence des saisies de données

Elle peut être aussi une liste dynamique construite à la volée suivant des données présentes dans un autre onglet du même classeur ou dans un classeur différent.

J’ai déjà noté dans un autre article de ce blog que Zoho Sheet ne savait pas, pour l’instant travailler en multi classeur, donc la validation de données (qui est la fonction permettant de construire une liste de valeurs dans une cellule) ne sera étudiée qu’à l’intérieur d”un classeur.


Validation de données par saisie d’éléments

Exactement le même comportement que sur MS Excel ou Google Sheets y compris la gestion du message d’information en cas de saisie incorrecte.



Un petit plus, je peux trier mes données directement dans la zone de dialogue de la validation de données. Vraiment pratique lorsque j’oublie de saisir dans l’ordre voulu. Cela m’évite de tout ressaisir. Sympa.


Validation de données par plage de données

Là aussi exactement le même comportement que sur MS Excel ou Google Sheets.



Validation de données par plage de données étendue

Dans les autres tableurs il est fort pratique de pouvoir sélectionner une plage de données non définie dans sa longueur. Ainsi si je rajoute des valeurs dans la liste celles-ci sont prises en compte sans que j’ai besoin de ressaisir la formule.


il suffit pour cela d’enlever le numéro de ligne de fin de plage.

Comme vous le voyez ceci n’est pas possible dans Zoho Sheets.

Ce n’est pas bloquant mais c’est dommage.



Validation de données par plage de données unique dynamique

Souvent il m’arrive d’avoir besoin d’extraire les données d’un tableau, par exemple qui représente les saisies passées, afin de pouvoir proposer ce choix de saisie dans une liste à l'utilisateur.

Autrement dit, lorsque je construis la formule de validation de données je ne connais pas les données à l’avance mais je sais où elles vont se situer et j’en extrait des valeurs distinctes avec la fonction unique.


Tout cela fonctionne à l’identique sous Zoho Sheets à une exception près :



Comme je ne peux pas gérer la longueur de zone de réponse à la fonction Unique je suis obligé de saisir comme zone de valeurs une zone plus grande contenant des cellules vides afin de me prévenir des ajouts de valeurs dans la liste de données. Ces cellules vident vont malheureusement paraître dans la liste déroulante.


Ce n’est pas bloquant mais c’est dommage.


Somme.Si


La liste de choix dans une cellule n’est pas toujours utilisée pour contrôler la saisie de l’utilisateur, elle est aussi utilisée pour sa fonction première : choisir une valeur pour engendrer d’autres calculs. Comme un filtre où une somme de valeurs suivant le critère choisi.




Là tout fonctionne comme sur les autres tableurs.



Liste interdépendantes

Il m’est très utile d’avoir des listes interdépendantes entre elles. 

Exemple : une liste de valeurs de départements dépend du choix d’une liste de valeurs précédente comprenant les régions.


Toutes les fonctions nécessaires existent sur Zoho Sheets comme sur Google Sheets et comme sur MS Excel.


En résumé sur ces fonctions de traitement de validation de données ou de liste déroulantes, le fonctionnement de Zoho Sheets est au niveau des autres tableurs majeurs du marché.